OlafSw hat geschrieben:Ääähm über was sprechen wir denn hier bei der Orga solch einer Veranstaltung?
Gibt es so was wie technische Daten?
Teilnehmerzahl?
Wieviel Hotelzimmer?
Wieviel Zeltplätze?
Größe der Tourgruppen?
Wird ein Rahmenprogramm erwartet?
Wieviel Leute braucht man in der Orga die was schaffen?
Was kann über das Forum abgedeckt werden? Denke da so an Anmeldung, Patches, etc. Was eher ortsunabhängig ist.
Wie gross ist erfahrungsgemäß der zeitliche Aufwand dafür?
So ohne zu wissen was auf einen zu kommt ist es schwer dafür Leut zu finden. Allein werde ich das nicht stemmen können.
Und nun geh i gleich bei herrlichen Sonnenschein wieder biken.
Servus
Olaf
Hallo Olaf,
also: ich habe mit 250 Teilnehmern gerechnet. Da das Hotel mir sehr überraschend das KOntingent nicht verlängert hat, sind wir nun bei 220 incl. bisher weniger Tagesgäste.
Ich gehe davon aus, dass wir auf 250 gekommen wären, wenn es noch Zimmer gäbe.
Camper sind ca gut 30, dies hängt aber auch sicherlich von den Preisen des Hotels, der Nähe zum Hotel etc ab.
Ich denke, es wäre super, wenn der Campingplatz wieder ganz nah beimn Hotel ist oder die Camper sogar auf den Hotelwiesen campen dürfen und dort die Toiletten und Duschen mit nutzen dürfen.
Bei den Tourgruppen rechne ich mit 6-10 Fahrern, die Sozias zählen an der Stelle für mich nicht. (Sozias, ihr wisst, wie ich es meine!
)
Aber die Tourguides finden sich ja per Aufruf meistens schnell aus den Reihen der Teilnehmer.
Rahmenprogramm? Nein! Ich habe außer der Begrüßungsrede und der Abschlußrede (kurz / knackig) bisher kein Rahmenprogramm erlebt (und auch nicht vermisst!) Im letzten Jahr haben wir eine kleine Auktion zugunsten des guten Zwecks gemacht, in diesem JAhr gibt es eine Tombola. Aber dies ist rein freiwillig und wahrlich kein muss.
Wir sind in der Orga 4 Hauptamtliche und eine fleißige gute Seele im Hintergrund. Die Mischung sollte Orga, IT und Spaß an der Freude sein.
Was ist zu tun:
- Hotel suchen
- Hotel persönlich besuchen zum Abstimmen der Details, ggf. acuh ein zweites oder drittes
- Dann Anmeldung etc vorbereiten (bissle Schriftkram und Entscheidung, ob im Forum oder auch separate Homepage)
- Ich habe alles über ein separates neues Konto gemacht.
- Ich habe eine günstige Veranstaltungsversicherung abgeschlossen, zu meiner eigenen Beruhigung.
- Dann gibt es viel ortsfernes zu tun: MIt Suzuki schreiben, Anmeldungen entgegennehmen, Zahlungen nachverfolgen, Fragen beantworten, Logo überlegen, Patchanbieter suchen (wenn man das möchte), ggf. noch andere organisatorische Kleinigkeiten etc. Da geht am Anfang viel Zeit bei drauf, wenn die Anmeldung beginnt, nachher tröpfelt es eher nur noch. Da sind dann die Schwerpunkte woanders.
- Ortsnah sollten Routen geplant werden. Da bin ich froh, dies mit 130 km Entfernung im Westerwald nicht machen zu müssen. Hier haben wir eine gute Seele im Orga-Team, die sich darum kümmert. Aber es hat auch so viele sehr nette ortskundige Teilnehmer gegeben, die allesamt ihre Unterstützung eingebracht und angeboten haben. Dies wäre kein Problem gewesen. Man darf dabei auch nicht vergessen, dass dies eine private Organisation ist. Wer Perfektion erwartet oder alles besser weiß, kann ja das nächste Treffen selber organisieren!
- Beim Treffen selber braucht man jemanden für die Anmeldung, vielleicht auch als Einweiser für den Parkplatz etc. Aber da finden sich sicherlich auch immer nette Stromer und friends, die dies unabhängig von Orgateam gerne mit unterstützen!
Habe ich was vergessen?
Ach ja, bei der Erstellung und Einweisung in die Pflege einer Homepage (wordpress) würde ich auch in 2018 wieder helfen. Ansonsten bin ich für 2018 erst einmal raus!
Ich bin auch im letzten Jahr ins kalte Wasser gesprungen, habe es aber keine Sekunde bereut.
Sicherlich war es ganz praktisch, sich mal mit dem Orga-Team zu treffen. Also sollte das Orgateam im Idealfall regional nicht zu weit entfernt sein. Aber im Notfall geht per Whatsapp und Forum auch eine Menge, auch Jörg unterstützt da, wo er kann!
Aber ich halte 3 Personen für erforderlich, aber HIlfe findet man ansonsten bei Spezialthemen immer.
Hilft Dir das schon mal ein bißchen?
Viele GRüße,
Julia